長文にはなりますが、特に介護施設の経営者や管理者の方にはぜひ読んでいただきたい内容となります。

弊社のケア記録アプリは介護記録に特化したシステムなので、私自身、正直介護報酬の請求に絡む業務を細かくは把握できていませんでした。ㅤ

先月、ケア記録アプリユーザーの経営者の方から、その事業所が使っている他社請求システムとケア記録アプリをいい感じに連動させて効率化できないか、というご相談をいただきました。

これまで介護現場の記録と請求システム間で連動して効率化できるようなデータはあまりないと私は考えていて、ケア記録アプリを記録特化型のシステムにしているのもそれが理由なのですが、前述のとおり具体的に請求処理がどういったことをしているかを知らなかったので、ちょうどよい機会だと思い、そのご相談をお受けすることにしました。

そして、数回にわけて実際に請求処理をしている場に立ち会いをさせていただいたのですが、そこで大きな気づきを得ることができたので、この場でぜひ皆さんにお伝えしたいと思いました。

まず、請求処理の準備として前月の実績を当月に複写します。その後、当月の実績に基づいて変更があった部分の修正が行われます。

請求処理のおおまかな流れはこのようになり、私の知る限り、介護請求システムはおおよそこの仕様になっているかと思われます。

今回私が見学したのは利用者43名の通所リハビリサービス事業所で、前月実績複写後に加算項目の実施確認、送迎減算のチェック、食事提供とリハビリパンツ貸与による自費請求の確認作業を行っていました。加算項目の実施確認以外の作業は数分程度の作業でした。

最も時間がかかっていたのは、請求システムに入力後にケアマネ報告用の別紙を作成し、それを請求システムの画面を見ながら手書きで転写、回数と単位と合計を電卓で計算し記載、計算ができた別紙をケアマネからFAXで送られてきた提供表に貼り付けるという作業でした。更にそこから計算結果の書かれた別紙と請求システムの画面を見ながら、請求内容に間違いがないかを2人の職員で読み合わせをする作業が行われていたのですが、作業工数はトータルで2人日程度です。

私はその作業に違和感を感じながらも黙って見てたのですが、請求処理を終えられたタイミングで、なぜケアマネ報告用の別紙をわざわざ作成して計算をしているのかを請求担当の方に尋ねてみました。その回答は、前任者から引き継いだままやっているので、なぜそうしているかの理由は分からないというものでした。

おそらくこんな面倒な作業はしなくてもよいはず、そう思った私は、事業所の方に承諾を得てその請求システムを操作させていただくことにしました。たくさんメニューのある中に「一括印刷」というボタンがあり、試しにそれを押してみると、請求担当の方が一生懸命作成、手計算していた別紙と同様のPDF帳票が出力されました。

請求担当の方にこの帳票ではダメでしょうか？と尋ねたところ、しばらく沈黙があり「これってどうやって出したんですか？これまでの私の苦労は何だったんでしょう。。」と複雑な表情をされましたが、続けて「これで私の一番面倒だった作業が一瞬で終わります」と喜ばれました。

なぜこれまで押したことがなかったかというと、引き継ぎを受けた以外のボタンを触ろうという意識もなく、あっても怖くてできないとも言われてました。

今回の請求処理の見学を通じて私が伝えたいのは、DX化の問題はシステムの問題でも担当者のITリテラシーの問題でもないということです。最も大きな問題は、そのシステムの使い方を知らない、知ろうとしない（もしかするとその余裕すらない）ということです。

見学をさせていただいた事業所の経営者の方も、私に請求担当者を紹介した後は「あとよろしくねー」と言い残され、それ以降関与されることはありませんでした。効率化はしたいけど、自分には関わる余裕はない、現場でなんとか解決してほしい、と考えられているのだと感じました。

たった一つのメニューを知っただけで一瞬にして２人日分の業務効率化ができたわけですが、これはあくまで一例に過ぎないと思っています。今回は請求処理だけを見させていただきましたが、弊社のケア記録アプリもユーザーが気づいていない機能がたくさんあります。もちろん都度お知らせはしていますが、残念ながらキャッチしてもらえていないことの方が圧倒的に多いです。

実際に訪問させていただき、こんな機能あるのご存知ですか？と聞くと、多くの事業所で「こんな便利な機能があるんですね！知らなかったです、使います！」「あるのは知ってましたが使ったことがなかったです」と仰られます。

「システム連携すれば効率化できる」、「これからの時代はAIだ」と国もさまざまなメーカーも口を揃えて同じようなことを言っていますが、DXの問題はもっと根底にあり、まずは現場で働く各担当がどんなことをしているのか、そのやり方が本当に適切なのかを確認することが大切です。

あなたが経営者や管理者であれば、耳障りのいい謳い文句の高機能なシステムを導入することよりも、まずは各業務が適切に行われているかを確認してください。その上で、既存システムやこれから導入しようとするシステムで、それら業務要件を満たすことできるのか、オーバースペックになっていないかなどを判断するようにしてください。

もし適切に業務が回っているのかの確認が難しい場合は、弊社介護サプリでお手伝いできるかもしれないので、一度ご相談ください。