昨年末より、ケア記録アプリを長年ご利用いただいている小規模多機能事業所さまの請求処理について、時間が掛かっている業務にフォーカスしDXチャレンジしています。

今回は利用者さまに提供した食事の自費請求についてのチェック作業になります。

業務概要は、利用者さまごとに日々入力された食事提供実績ファイルがあり、そのデータをケア記録アプリの食事摂取データと突合し整合性チェックを行った上で、正しい請求額にする、というものです。

こちらも以前のコラム同様、食事提供を管理している情報と現場の食事情報（記録）の整合性をチェックし、正しいデータに修正していく作業となります。

ここで大切なのは、データには誤りがあるという前提で二重チェックを効かせることです。

このチェック作業が請求業務の中で一番時間が掛かっていることは、担当の方であれば言わずもがなだと思います。現場の情報がそのまま請求データに流れると誤請求に繋がることにもなるので、とても神経を使われていますよね？

少し話はそれますが、現場の記録と請求が連動していると、逆にこの二重チェックが効きません。

「請求処理するときにちゃんとチェックしているから大丈夫」と思われるかも知れないですが、人間は自分が入力したデータは合っている前提で見てしまうので、間違いにはなかなか気づきにくいものです。（そもそもチェック作業を入れている時点で記録と請求が連動している必要もメリットもないわけですが...）

とにかく二重チェックは、目検ではなく機械的にできなければあまり効果がありません。

今回は機械的に二重チェックができるツールを作成し、事業所さまでお試ししていただきました。

成果としては９０分かかっていた作業が５分でできるようになったということです。

この時短には正直私も驚きました。

（左）は事業所の食事提供管理表、（右）はケア記録アプリから食事摂取データCSVを取り込んだものです。

黄色は（左）と（右）のデータの差異がある部分になります。

２０名程度のチェックであれば、１秒足らずでチェック処理が完了します。

あとは黄色の部分の確認と補正だけで作業が終わるので、大幅な時間短縮ができるようになるというわけです。

こちらも近日中にユーザーさまにお使いいただけるよう配布する予定です。